La ISO 22301 definisce la continuità del business come “la capacità di un ente di continuare a erogare prodotti e servizi ad un livello accettabile, a fronte di eventi avversi di ogni genere che potrebbero verificarsi”, ovvero la capacità di un'organizzazione di continuare le sue funzioni e operazioni essenziali durante e dopo un evento dirompente. Questi eventi possono variare da disastri ambientali, come inondazioni o terremoti, a guasti tecnologici, attacchi informatici, pandemie o qualsiasi altro incidente imprevisto che può avere un impatto significativo sulle attività.
Oggi più che mai la pianificazione della continuità operativa deve avere una funzione “esimente”, usando un termine giurisprudenziale, in cui diventa fondamentale e non più delegabile ridurre al minimo l'impatto delle interruzioni e garantire che i processi critici possano essere mantenuti o ripristinati entro un periodo di tempo ragionevole.
Il momento è propizio: dai continui episodi emergenziali, che purtroppo stiamo vivendo e di cui stiamo pagando un prezzo alto, dobbiamo prendere spunto per provare a trasformare le nostre Organizzazioni, private e pubbliche, in entità che hanno “la capacità di assorbire gli shock e di adattarsi ad un contesto in continua evoluzione”, come riporta la ISO 22316 relativa alla resilienza organizzativa. Non solo, la resilienza organizzativa che sia in ambito Corporate o in ambito pubblico ha anche la capacità di influire positivamente sul morale dei dipendenti e dei cittadini. Infatti, durante una crisi o un'emergenza, le persone possono essere sottoposte ad un elevato stato di stress, preoccupate o incerte sul loro futuro; se l'organizzazione dimostra di essere resiliente e di avere un piano di continuità ben strutturato, ciò contribuisce direttamente ad aiutare a mantenere alto il morale. Sapere che l'organizzazione è in grado di far fronte alle sfide e di proteggere i posti di lavoro o l’incolumità dei cittadini può aumentare la fiducia e la motivazione su Istituzioni e aziende.
Risulterà quindi necessario nell’immediato futuro progettare una visione d’insieme che porti ad una cooperazione tra pubblico e privato e che permetta di creare un Business Continuity Plan (BCP), integrato con il Piano di Continuità Operativa (COOP Continuity Of Operations Plan) e che unisca quindi la capacità di recuperare i “centri di profitto” e i processi aziendali critici con la massima urgenza e che venga incontro alle esigenze di Regioni e Comuni, che hanno come primo obiettivo il ripristino di servizi ai cittadini nei tempi più brevi possibili.
Un piano di continuità operativa svolge un ruolo vitale nella gestione di un'emergenza, permette di avere una risposta tempestiva e una pianificazione adeguata che danno modo alle organizzazioni di rispondere rapidamente ed efficacemente in situazioni emergenziali, attivando più piani di risposta e allocando le risorse necessarie per permettere poi di avere una comunicazione chiara con dipendenti, clienti e parti interessate.
In quest’ottica la questione dell'etica e la necessità di far continuare il business possono talvolta entrare in conflitto durante situazioni di crisi o emergenze. Mentre la priorità principale di un'organizzazione privata è spesso quella di garantire la propria sopravvivenza e la continuità delle operazioni, è importante trovare un equilibrio tra la necessità di far continuare il business e l'etica delle decisioni. Ma proprio la capacità di strutturare un sistema resiliente e volto a garantire anche il benessere e la salute delle persone ha una forte rilevanza etica e morale, per questo è necessario prendere decisioni immediate. Gli impatti non sono solo da considerare in funzione di quello che accade sul presente, ma soprattutto è importante considerare gli impatti a lungo termine sulle persone, sull'ambiente e sulla reputazione delle organizzazioni. Quindi è etico contribuire a preservare la fiducia dei dipendenti, dei clienti e dei cittadini a prescindere dalla gravità dell’evento che potrebbe caratterizzarsi per connotazioni drammatiche anche in termini di vite umane, ma è responsabilità delle organizzazioni garantire alle persone di poter continuare le proprie vite e attività grazie ad uno strutturato piano di gestione della continuità operativa.
In questo senso diventa prioritario instaurare una cultura comunicativa volta a semplificare la comprensione verso tutti, provando a prendere la più ampia fetta di popolazione, rispondendo alle domande o fornendo informazioni al pubblico in relazione all’emergenza, e includendo procedure per la diffusione di segnalazioni in merito allo stato dell’incidente, nonché modelli per i comunicati stampa da diffondere pubblicamente. Dichiarazioni approvate e che vengano rilasciate al pubblico da parte di persone autorizzate portano ad instaurare così un rapporto di fiducia che aiuta a comprendere la fatica, l’importanza, la catena organizzativa sviluppata e l’etica del lavoro che garantiscono la continuazione di attività, vite e tempo libero.
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